Allein und doch nicht allein – Arbeit mit virtueller Assistenz

Wächst das Business, fallen automatisch auch immer mehr Aufgaben an, die regelmäßig bewältigt werden müssen. Unterstützung gibt es auf vielen Wegen, unter anderem mit einer virtuellen Assistenz. Hier liest du aus Kundensicht meine Erfahrungen mit einer virtuellen Assistentin.

Wenn du mir regelmäßig auf meiner Facebook-Seite folgst, wirst du vielleicht gemerkt haben, dass ich einen kleinen Zwischenstopp einlegen musste. Dabei war der Zwischenstopp gar nicht so klein. Die Gründe hierfür waren vor allem die hiesigen Herbstferien, die in Schleswig-Holstein in diesem Jahr mit ganzen 3 Wochen zu Buche schlugen. Tendenziell sind die Herbstferien immer voller Arbeit mit meinem zweiten Standbein, dem Tierservice.

Außerdem habe ich mittlerweile 2 Kinder im schulpflichtigen Alter – ich sah mich schon in einem riesigen 3-Wochen-Chaos mit anschließender Burn-Out-Diagnose.

Aus Selbstfürsorge habe ich also einige Wochen vor den Herbstferien beschlossen, in diesen 3 Wochen die Arbeit für Tierisch Selbstständige massiv einzuschränken.

Doch wenn man allein arbeitet ist eine solche Pause mit vielen Problemen verbunden. Glücklicherweise habe ich bereits im Sommer begonnen nach Möglichkeiten der Unterstützung zu suchen. Ein hier fest angestellter Mitarbeiter kam und kommt für die Bürosachen erst einmal nicht in Frage – aber ALLES zu automatisieren geht natürlich auch nicht.

Schlussendlich landete ich bei dem Modell, was ich ja selbst auch für meine Tierisch Selbstständigen Kunden anbiete – virtuelle Assistenz.

Ich postete eine entsprechende Suchanfrage in eine dafür ausgelegte Facebook-Gruppe und bekam prompt etwa 60 Zuschriften. Diese hieß es erst einmal eingrenzen und mir anschauen, nach dem Eingrenzen habe ich mit meinen Top-Favoriten telefoniert und mich schließlich für eine entschieden – und seither begleitet mich eine virtuelle Assistentin durch den manchmal recht chaotischen Alltag. Doch wie funktioniert das eigentlich?

Was macht so eine virtuelle Assistenz eigentlich?

Die Möglichkeiten, in welchen Bereichen dir eine virtuelle Assistenz helfen kann sind sehr breit gefächert. Eigentlich sind es all die Dinge, die keine Vor-Ort-Anwesenheit benötigen, also zum Beispiel:

• E-Mails bearbeiten
• Homepage erstellen, bearbeiten, warten
• Erstellung von Flyern und anderen Werbematerialien
• Schreiben von Texten für Flyer, Homepage etc.
• Bild- und Videobearbeitungen
• Social-Media-Kanäle betreuen
• Buchhaltung bis zur Vorbereitung der Steuererklärung
• Recherchetätigkeiten
• Kundentermine vereinbaren und verwalten
• Telefondienst
• Terminvereinbarungen
• Rechnungen schreiben, versenden
• Zahlungen überwachen, Überweisungen tätigen, ggf. Mahnwesen
• Texte übersetzen und transkribieren
• Suchmaschinenoptimierung
• und vieles andere mehr…

Natürlich kann nicht jede virtuelle Assistenz alle Aufgabenfelder abdecken. Ich zum Beispiel kann keinen Telefondienst anbieten, einfach, weil es sich hier nicht in den Alltag integrieren ließe. Ich arbeite von zu Hause aus und ab mittags sind die Kinder daheim. Zwar werden auch die immer selbstständiger und können mittlerweile auch viel ohne meine Hilfe, aber nicht selten stehen nachmittags auch Termine an.

Dafür kann ich gut Arbeiten erledigen, die zeitliche Flexibilität zulassen, wie das Erstellen und Bearbeiten von Homepages, Schreiben von Texten oder auch Arbeiten im Grafikdesign-Bereich. Denn das sind alles Dinge, an die ich mich nicht nur in der noch recht kurzen Schulzeit, sondern auch mal abends setzen kann, um weiter daran zu arbeiten. Denn dann schlafen die Kinder in der Regel und auch die (Pensions-)Hunde finden nach der Abendfütterung meist schnell zur Ruhe.

Zusätzlich ist es so, dass viele dieser Aufgabenfelder spezielle Kenntnisse und ggf. extra kostenpflichtige Programme erfordern – jemanden zu finden, der alles zu vollster Zufriedenheit könnte, wäre wohl genauso einfach wie eine eierlegende Wollmilchsau zu züchten.

In meinem Fall habe ich als Aufgabenfeld meiner virtuellen Assistentin erst einmal die Übernahme meiner kompletten E-Mail-Korrespondenz übertragen. Das bedeutet, meine Assistentin hat einen Blick in mein Mail-Postfach, filtert Spam- und Werbemails raus, fasst mir Mails der Kunden zusammen und schickt mir diese. Sie filtert mir alles wichtige aus den Mails heraus und schickt es mir kompakt weiter, so dass ich durch den Rest nicht abgelenkt werde.

Denn leider war es vorher so, dass ich mich durch die permanenten Mail-Benachrichtigungen immer wieder unterbrechen ließ, weil ich immer schnellstmöglich antworten wollte. Dann war ich wieder aus meiner momentanen Tätigkeit raus und musste mich erst wieder beim eigentlichen Projekt einfummeln.

Dazu kam und kommt, dass meine Kunden mir teilweise nicht nur 1 Mail am Tag schicken, sondern ich in Hochzeiten von einem Kunden 5-6 Mails hintereinander erhalte, mit verschiedensten Dateien und Inhalten für Webseiten.

Da den Überblick zu behalten, was nun in welcher Mail stand und wo welche Dateianhänge waren, stellte mich vor ein großes Problem. Außerdem konnte ich mich nur schwer auf das Beantworten fokussieren, wurde auch hier immer wieder abgelenkt und musste mich anschließend neu rein denken.

Kurz gesagt: Die Bearbeitung der Mails war für mich also mehr und mehr zu einem Problem geworden und behinderte mich bei meiner eigentlichen Arbeit.

Und dann kam die Virtuelle Assistenz

Nachdem ich mich für eine virtuelle Assistentin entschieden hatten, begannen wir direkt mit der Umsetzung des Projektes „Outsourcing“. Zuerst stolperten wir über das Problem, dass wir nur schlecht sehen konnten, welche Mails bereits bearbeitet wurden und welche noch nicht.

Da ich mich zwischenzeitlich immer mal wieder selbst in das Mail-Postfach einlogge, um z.B. eine Information aus alten Mails zu suchen und dabei natürlich wieder mit dem Problem zu kämpfen habe, die Finger nicht von den neu eingetroffenen Mails zu lassen und zumindest mal reinzuschauen, war das mehr als blöd.

Keiner von uns war sicher, welche Mails der andere schon bearbeitet hatte. Abhilfe haben hier 2 Dinge geschafft: eine weitere Mailadresse und klare Absprachen.

Ich habe eine weitere Mailadresse für mich eingerichtet, um die andere Mailadresse nicht mehr abrufen zu müssen, so dass ich nur noch in Ausnahmefällen in das allgemeine Postfach reinschaue. Wenn ich das tue und mich dann doch wieder dabei ertappe, eine Kundenmail im Posteingang zu überfliegen und evtl. sogar zu bearbeiten, bekommt meine Assistentin eine kurze Info von mir. Dadurch vermeiden wir, dass wir beide dieselben Mails bearbeiten.

In meinen Ferien habe ich dann auch Trello wieder reaktiviert. Das hatte ich sowieso vor und es gibt dort wunderbare Möglichkeiten, mehrere Personen auf einem Board arbeiten zu lassen. Ich habe nun also ein Board für alles rund um Tierisch Selbstständig – Office Dogs, auf dem wir beide arbeiten.

In den verschiedenen Listen haben wir nun die verschiedensten Projekte organisiert, jeder Kunde bzw. jeder Auftrag erhält eine eigene Karte.

Innerhalb der Karten können wir dann Notizen und Checklisten anlegen, Dateien anhängen und vieles mehr. So weiß ich auch direkt, wann meine Assistentin die Antworten an welchen Kunden geschickt hat, kann diese notfalls im Postausgang der Haupt-Mailadresse heraussuchen und darauf Bezug nehmen.

Sicherlich kann man den WorkFlow noch weiter verbessern, aber das kann man ja eigentlich immer.

Was ist mit den Kosten?

Natürlich ist so eine virtuelle Assistenz nicht kostenfrei. Allerdings ist auch meine (und genauso DEINE!!) Zeit nicht kostenlos. Zeit, die du mit Dingen verbringst, die du nicht magst oder die du nicht gut kannst, bleibt nachher trotzdem verschwunden, sofern du nicht über eine Zeitmaschine verfügst.

Hinzu kommt, dass wir Dinge, die uns schwer fallen oder die wir nicht mögen naturgemäß viel langsamer machen, als die Dinge, die wir gern machen – und die entsprechend die Kernaufgabe unseres Business sein sollten. Und meist kosten sie auch noch unheimlich viel Energie und Nerven.

Jemand, der auf diese Aufgaben spezialisiert ist, ist schneller und besser darin als man selbst. Einfach, weil man die Aufgabe nicht mag – das ist ganz logisch. Es bleibt also die Entscheidung, sich weiter mit diesen Aufgaben zu quälen und auszubremsen, oder einen Teil des Geldes, was man in dieser Zeit verdient, zu investieren in jemanden, der es besser kann.

Es ist meist abhängig von der Art der Dienstleistung, ob man einen Pauschalbetrag oder über eine Art Stundensatz bezahlen muss. Das ist meist abhängig vom Ergebnis – geht es um ein fertiges „Produkt“, welches ausgearbeitet wird (z.B. eine Webseite oder eine Flyergestaltung) werden meist Pauschalbeträge berechnet. Andere Dienstleistungen, wie zum Beispiel die E-Mail-Korrespondenz sind zeitlich schwer einschätzbar und werden daher z.B. über einen Stundensatz berechnet.

Da ich die Zeit, die meine Assistentin für die Bearbeitung der Mails tatsächlich benötigen würde, anfangs nicht abschätzen konnte, haben wir direkt beim ersten Gespräch ein Zeit-Maximum besprochen, welches Sie pro Monat nur nach Absprache mit mir überschreiten sollte. Das gab mir erstmal die Sicherheit, dass ich mit einem festen Maximal-Betrag rechnen konnte (den sie bisher übrigens NIE erreicht hat! – Ein weiterer klarer Beleg dafür, dass sie es schneller und besser kann, als ich).

Also ja – natürlich bedeutet eine virtuelle Assistentin Mehrkosten. Das wäre aber bei einer bzw. einem Angestellten genauso, aber unflexibler.

Außerdem bedeutet es für mich mehr innere Ruhe, mehr Möglichkeiten (Bürofreie Zeiten und meine Kunden haben trotzdem einen Ansprechpartner, die mich in Notfällen erreichen kann!) und eine verbesserte Work-Life-Balance.

Letzteres wiederum führt dazu, dass ich bessere Arbeit leisten kann, weil ich nicht permanent auf Empfang bin und das Gehirn tatsächlich auch mal bewusst abschalten lassen kann. Somit ist es für mich eine sehr positive Entwicklung, denn für diese vielen Pro’s bin ich gern bereit, das kleine Kontra zu übernehmen.

Fazit

Wie gesagt, arbeite ich jetzt seit ziemlich genau 3 Monaten mit meiner virtuellen Assistentin zusammen und muss sagen, dass ich doch sehr positiv überrascht bin, wie gut sich alles entwickelt. Verbessert werden kann natürlich immer noch etwas, aber alles zu seiner Zeit.

Und meine Assistentin bringt mich momentan gerade überhaut erst in die Lage, mir über weitere Verbesserungsmöglichkeiten Gedanken zu machen und diese umzusetzen. Derzeit möchte ich also nicht auf diese Form der Unterstützung verzichten und es ist nicht unwahrscheinlich, dass ich zukünftig vielleicht noch die ein oder andere Aufgabe abgeben werde.

Update: Aufgrund eines Zwischenfalls, der nicht mich betraf, habe ich mich im April 2019 dazu entschieden, vorläufig wieder ohne virtuelle Assistenz zu arbeiten.