Das Organisationstool Trello

von | Jun 13, 2016

Sind deine Tage genauso voll wie bei mir?

Kennst du diese Tage, die schon bei der Durchsicht deiner Termine am Vortag nach 48 Stunden schreien? Und wenn der Tag dann angebrochen ist, dauert es nicht lang und irgendwas Unvorhergesehenes passiert. Und dann noch was und noch was… Ich habe diese Tage recht häufig (Kinder zu haben prädestiniert einen förmlich dazu…) und möchte dir heute das Organisationstool Trello vorstellen. Dieses Tool hilft mir seit kurzem dabei, den Überblick zu behalten, auch wenn mir das ein oder andere Mal ein verschnupftes Kind dazwischen kommt.

Mein Weg zu Trello

Meine Aufgaben sind vielfältig. 2 Kinder, Selbstständigkeit, Tiere. Termine koordinieren und den Alltag am Laufen halten… Bis vor wenigen Monaten fiel da oftmals irgendwo irgendwas unter den Tisch und ich geriet ins Schwimmen. Zwar gelang es mir immer, Kundenaufträge fristgerecht zu bearbeiten und abzuliefern, aber diese Unstrukturiertheit tat mir selbst nicht gut, denn ich stand permanent unter Stress und kam in einen Kreislauf aus Blockade und Zeitdruck.

Nun gibt es unendlich viele Möglichkeiten, Struktur in den Alltag zu bringen und nichts zu vergessen, doch ich fand nie das, was wirklich zu mir passte. Klebezettel verschwanden, im Terminkalender vergaß ich einzelne Termine einzutragen und diverse Management-Apps fielen durch, weil sie immer nur ein Tätigkeitsfeld abdeckten. Bei größeren Projekten übersprang ich einige Punkte, die ich am Ende nachholen musste, usw. usf. …

Und dann stieß ich auf das Online-Tool Trello. Ehrlicherweise muss ich sagen, dass die Liebe zu Trello erst auf den zweiten Blick kam, denn zu Beginn war ich schlichtweg überfordert mit den Möglichkeiten. Mittlerweile komme ich aber gar nicht mehr ohne aus und möchte dir daher einige Grundlagen über Trello erzählen. Weitere Trello-Artikel sind definitiv NICHT ausgeschlossen 😉

Mit Trello zu mehr Organisation in der Selbstständigkeit

Trello ist eine Online-Plattform, die sehr vielfältig eingesetzt werden kann. Sie hilft dir deine Projekte zu planen und bis in die kleinsten Arbeitsschritte zu unterteilen. Du kannst Trello allein nutzen, kannst es aber auch im Team verwenden. Ich persönlich nutze Trello mittlerweile sowohl beruflich als auch privat für allerlei verschiedene Dinge, wie z.B. Kundenaufgaben, Merkzettel, Redaktionsplan, Essensplan und und und. Am Anfang solltest du aber erst einmal klein anfangen. Wenn du einmal durch das Trello-Konzept gestiegen bist, wirst du den perfekten Weg für dich und deine Planung von selbst finden.

Die Grundfunktionen von Trello

Hier mal meine Boardübersicht, natürlich gibt’s bei mir schon ein paar Boards mehr 😉

Trello arbeitet mit Boards, Listen und Kärtchen. Boards sind die größten Bereiche von Trello.

Wenn du dich bei Trello registriert und eingeloggt hast, siehst du erst einmal nicht viel, nämlich nur eine weiße Seite mit einem Menü am oberen Rand und einer grau hinterlegten Fläche mit “Neues Board anlegen”. Wählst du diese an, öffnet sich sozusagen eine neue Seite: Dein erstes Board. Das kannst du jetzt mit einem Oberbegriff betiteln. Bei mir ist das z.B. “Homepage XYZ”, bei dir könnte es ein Konzept für ein Kurs sein, eine Rezeptdatenbank oder was auch immer, halt alles, wozu du noch weitere Unterpunkte bzw. Informationen sammeln möchtest.

Du kannst dem Board eine eigene Hintergrundfarbe, ein Bild aus der Datenbank Unsplash oder in der Bezahlvariante sogar ein eigenes Bild und eine eigene E-Mail-Adresse zuweisen, so dass du jederzeit auch per E-Mail Inhalte auf dieses Board schreiben kannst. Beide Funktionen und noch einige mehr findest du etwas versteckt, wenn du dir das Board-Menü anzeigen lässt (auf der rechten Seite des Boards).

Als nächsten Schritt kannst du eine Liste anlegen. Beim Homepagedesign ist für mich immer die erste Liste, die ich anlege die ‘Ideen/Must-Have/Wünsche-Liste’.

Diese erstelle ich nach dem Erstgespräch mit dem Kunden (also im besten Falle dir ;-)) und sammle dort auf den Kärtchen alles, was wir im Gespräch als ‘wichtig’ und ‘muss unbedingt auf die Seite’ erachtet haben. Auch alle Wünschies landen als eigenes Kärtchen erst einmal darauf, auch wenn die Umsetzung noch nicht sicher geklärt ist. Es wird NICHTS vergessen! Eine Begrenzung gibt es weder in der Listenanzahl noch in der Kärtchenzahl und man kann alles simpel hin und her verschieben, wenn es der Übersichtlichkeit hilft.

Du könntest auch eine ganz simple ToDo-Liste als Board anlegen, darauf dann 3 Listen ‘Aufgaben’, ‘In Bearbeitung’ und ‘Erledigt’ und dort alle Aufgaben sammeln, die anfallen und entsprechend des Erledigungsstatus auf die entsprechende Liste schieben.  Für einen Hundetrainer, der mit dem Board einen neuen Kurs erarbeiten will, könnten z.B. in der ersten Liste die Lerninhalte des Kurses stehen. Also ist auch eine Form des Mindmappings mit Trello möglich, wenn man dieses in einer Listenform machen möchte. Die Möglichkeiten sind schier unerschöpflich.

Weitere Zusatz-Features in er Grundversion

Trello bietet noch mehr Möglichkeiten, die ich dir hier kurz aufzählen möchte.

Du kannst deinen Aufgabenkärtchen Fristen anhängen, je nachdem, wie nah du der Frist bist, ändert sich die Farbe der angezeigten Frist. Wenn du Trello mit deinem Google-Kalender verknüpfst, kannst du sogar eine automatische Weiterleitung der Frist an deinen Kalender einstellen und hast den Eintrag gleich am betreffendem Datum im Kalender stehen. Das hilft dir, wenn du Trello nicht jeden Tag nutzen möchtest.

Du kannst deinen Kärtchen Checklisten anhängen. Zum Beispiel habe ich ein Kärtchen für ‘Rechnungen schreiben’. Daran angehängt eine Checkliste, mit allen Kunden, für die ich etwas erledigt habe, aber noch keine Rechnung geschrieben habe. Wenn ich dann eine Rechnung geschrieben habe, kann ich diesen Punkt direkt in der Checkliste durchstreichen lassen. Mit einem einzigen Mausklick. So vergisst du bestimmt nichts mehr!

Du kannst aber die Kärtchen nicht nur mit Text füllen, nein auch Anhänge, wie beispielsweise ein Foto oder eine Datei sind möglich. So sammelst du alles, was du zu einem bestimmten Thema benötigst schön übersichtlich an einer Stelle und hast es parat, wenn du es brauchst.

Wenn du mehrere Projekte auf einem Board oder gar in der gleichen Liste hast, ist es sinnvoll, die Kärtchen unterschiedlich zu markieren. Auch das funktioniert, denn du kannst die Kärtchen individuell mit einem Farblabel versehen. So habe ich zum  Beispiel auf meinem Board “Blogideen/Redaktionsplan” nicht nur eine Auflistung aller Ideen für diverse Blogartikel auf unterschiedlichen Seiten, sondern sehe auf einen Blick, welche Idee zu welcher Seite gehört.

Wie du einen Redaktionsplan (mit Trello oder ohne) erstellen kannst, werde ich dir in einem späteren Artikel noch genauer beschreiben, deswegen gehe ich an dieser Stelle nicht weiter darauf ein.

Aber Trello kann noch mehr

Trello ist für viele Plattformen erhältlich, du kannst es im Browser nutzen, als Desktop-App und als App für deine mobilen Geräte. Alles läuft über ein Konto und wird miteinander synchronisiert. So kannst du die Frage des Kunden, zu der du noch etwas recherchieren möchtest, direkt während deines Termins in dein Trello eintragen, ggf. eine Frist dazu packen und bekommst es daheim am Rechner oder Tablet wieder vor die Augen. Aber Trello kann noch mehr. Du kannst beispielsweise auch im Team an Projekten arbeiten.

Was kostet Trello?

Wenn wir über Tools reden, müssen wir auch immer den Preis ansprechen, denn natürlich musst du wissen, worauf du dich finanziell mit Trello einlässt.
Auf nichts! Trello ist in der Grundversion kostenlos! Und das ist auch ein Grund, warum du dir dieses tolle Helferlein unbedingt einmal anschauen solltest. Zwar gibt es wie bereits erwähnt auch eine Bezahl-Version, diese bietet dir auch durchaus ein paar nette Zusatzmöglichkeiten, aber auch in der Free-Version hat Trello schon sehr, SEHR viel zu bieten.

Schau es dir ruhig mal an, du gehst keine Verpflichtung ein und es lohnt sich wirklich, es einmal auszuprobieren.

Wenn du über diesen Link gehst, erhalte ich einen Monat lang die Businessfunktion von Trello, wenn du mir die nicht schenken magst (es entstehen dir dadurch keinerlei Kosten, allenfalls erhältst du einen Extra-Blogartikel über die Bezahl-Funktionen ;-)), nimmst du bitte diesen Link hier.

Wie schaut es bei dir aus? Kanntest du Trello schon? Ist Trello für dich interessant? Oder welchen Weg nutzt du für deine Aufgabenplanung und Ideensammlung? Berichte mir gern in den Kommentaren, was du von Trello hältst und wofür du es nutzt. Und wenn du Fragen hast, darfst du diese natürlich auch in den Kommentaren stellen, ich werde mich bemühen sie umfassend zu beantworten.

Ich wünsche dir jedenfalls viel Spaß, wenn du Trello ausprobierst und hoffe, es gefällt dir genauso gut wie mir.

Und vergiss nicht: Mach es EINFACH!

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