Alles, was du über E-Rechnungen wissen musst: Gesetzliche Vorgaben und Vorteile

Ab dem 01. Januar des neuen Jahres tritt die E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland in einem weiteren Schritt für den B2B-Bereich in Kraft. Zumindest im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen wird das neue Format damit eine wichtige Rolle spielen, denn zumindest den Empfang von E-Rechnungen muss zukünftig jeder Unternehmer unabhängig von der Unternehmensgröße gewährleisten können. Aber wie funktioniert das Ganze eigentlich und welche Schritte musst du gehen, um das Prozedere in Gang zu bringen? Einen Überblick findest du in diesem Artikel.

Disclaimer: Beachte bitte, dass ich keinerlei Rechtsberatung durchführe, sondern hier lediglich Informationen und eigene Erfahrungen für dich zusammengetragen habe.

1. Einleitung: Was ist eine E-Rechnung?

Bei einer E-Rechnung (=elektronische Rechnung) handelt es sich um eine Rechnung, die digital ausgestellt und an den Empfänger übermittelt wird. Sie soll zukünftig die klassische Papierrechnung (die du z.B. ausdrucken kannst) ersetzen. Die E-Rechnung enthält dabei die gleichen rechtlichen Informationen wie bisherige Rechnungen (z.B. Empfänger-Daten, Zahlungsmöglichkeiten, Rechnungspositionen usw.); kann aber elektronisch besser archiviert werden. E-Rechnungen können z.B in einem XML-Format erstellt werden.

Anders als eine „normale digitale Rechnung“ (z.B. eine Papierrechnung im PDF-Format) wird die E-Rechnung in einem strukturiertem Datenformat übermittelt, was eine automatische Verarbeitung durch elektronische Systeme und Software-Lösungen (z.B. zur Buchhaltung deines Unternehmens) ermöglicht. Damit müssen die Daten nicht mehr manuell in die Buchhaltungssoftware eingegeben werden, sondern werden automatisch aus der E-Rechnungs-Datei ausgelesen und implementiert.

2. Vorteile einer E-Rechnung

Der Umstieg auf E-Rechnungen scheint während der Umstellungsphase sicherlich hier und da etwas mühselig, das Ganze bringt aber auch einige Vorteile mit sich.

• Kostensenkung: durch die digitale Übermittlung der E-Rechnung entfallen Kosten für Papierdruck und Versand.
• Schnelligkeit: Mit der digitalen Übermittlung ist die Rechnung auch umgehend im Postfach des Rechnungsempfängers und kann bezahlt werden.
• Nachhaltigkeit: Durch den weggefallenen Papierverbrauch wird weniger CO2 ausgestoßen, was der Umwelt zugute kommt.
• Rechtssicherheit: Durch elektronische Signaturen sind die E-Rechnungen deutlich sicherer und können weniger gut gefälscht werden.

3. Gesetzliche Anforderungen und Standards an eine E-Rechnung

Die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung in Deutschland richten sich in erster Linie nach der E-Rechnungs-Verordnung (ERechV) und der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Vorgegeben sind:

• das Format: E-Rechnungen müssen in einem strukturierten, elektronischem Format vorliegen; eine maschinelle Verarbeitung und Archivierung muss möglich sein. In Deutschland ist das aktuell gebräuchlichste Format für E-Rechnungen XML (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD). Bei der XRechnung handelt es sich um das von der Bundesregierung empfohlene Format für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. ZUGFerd bezeichnet ein weiteres gängiges Format; welches auch als eine Art Hybridrechnung (sowohl mit einem PDF und einem strukturierten XML-Datenformat) erstellt werden kann.
• Übermittlung an Behörden: Rechnungen an eine öffentliche Verwaltung müssen über ein E-Rechnungssystem oder über das E-Rechnungs-Portal der Bundesverwaltung übersendet werden. Dies gilt für alle Rechnungen an öffentlich Auftraggeber in Deutschland.
• Inhalt: E-Rechnungen müssen die gleichen Angaben wie Papierrechnungen enthalten. Dazu zählen u.a. die Daten des Rechnungsstellers (Name, Adresse und Steuernummer), Name und Adresse des Empfängers, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Menge und Art der gelieferten Waren und Dienstleistungen, Nettobetrag und Umsatzsteuerbetrag – oder ggf. ein Hinweis auf Kleinunternehmerregelung, wenn vorhanden Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.  Diese Daten müssen klar strukturiert und machinell lesbar sein.
• Archivierung: E-Rechnungen müssen lauf den GoBD unveränderbar und sicher archiviert werden. Die Rechnungen dürfen also nicht nachträglich verändert werden und müssen während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für die Finanzbehörden zugänglich sein.
• Freiwilligkeit der Nutzung für private Unternehmen: Privatunternehmen sind aktuell nur in bestimmten Branchen oder bei öffentlichen Aufträgen verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Da dies jedoch langfristig auch für diese Unternehmen Pflicht werden wird, wird es zunehmend auch dort im Geschäftsverkehr empfohlen.
• Rechtliche Grundlagen: Die rechtlichen Anforderungen an Rechnungen finden sich im §14 des UStG (Umsatzsteuergesetz). In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) werden die Anforderungen an die Zugänglichkeit für die Finanzbehörden und die Archivierung von E-Rechnungen aufgeführt.

5. Wie erstelle und versende ich eine E-Rechnung?

E-Rechnungen können am einfachsten über Buchhaltungsprogramme erstellt und versendet werden. Die gängigen Programme (z.B. Lexware, sevDesk, WisoMeinBüro, SAGE, DATEV…) bieten alle notwendigen Tools bereits an oder implementieren diese zeitnah.  In einigen Fällen wird für den Versand zusätzlich eine digitale Signatur benötigt; auch dieses wird jedoch in vielen Buchhaltungsprogrammen bereits integriert. Eine solche Signatur gewährleistet die Richtigkeit der Daten ggü. dem Empfänger. Ich selbst arbeite mit Wiso MeinBüro; dort wurde die E-Rechnung bereits implementiert und ich kann bei der Rechnungserstellung direkt entscheiden, in welchem Format (PDF oder/und XML) ich die Rechnung an den Empfänger versenden möchte. Da es aktuell noch hin und wieder zu Problemen bei der Übermittlung bzw. Auslesung des Codes kommt, bevorzuge ich aktuell noch die Versendung in beiden Formaten oder (sofern der Kunde das ausdrücklich wünscht) im PDF-Format. Ich denke aber, das sich diese Probleme nach und nach lösen und auf kurz oder lang im B2B-Bereich nur noch auf E-Rechnungen zurückgegriffen werden muss. Es gibt auch einige kostenlose Lösungen zur Erstellung von E-Rechnungen, diese habe ich jedoch nicht getestet und kann sie daher nicht beurteilen.

6. Herausforderungen bei der Einführung

Wie eben schon angedeutet gibt es auch einige Herausforderungen bei der Einführung von E-Rechnungen, die Unternehmen berücksichtigen sollten. Dazu gehören beispielsweise die Anpassung von Programmen und die zeitliche Investition, wenn man sich mit dem Thema auseinandersetzen muss oder gar seine Mitarbeiter diesbezüglich schulen muss. In einigen Fällen kann es auch zu Problemen kommen, wenn E-Rechnungen in bestehende Systeme integriert werden sollen. Der größte Faktor werden wohl die Investitionskosten für die Unternehmen sein, die bisher keine entsprechende Software für die Erstellung ihrer Rechnungen nutzen. Langfristig jedoch wird der Umstieg auf eine solche Software unabdingbar werden.

7. Zukunft der E-Rechnung

Die E-Rechnung ist wird zunehmend zur Pflicht. Es gibt in den nächsten Jahren noch diverse Übergangsfristen in der Einführung, doch wer langfristig unternehmerisch in Deutschland tätig sein möchte, tut gut daran, sich bereits jetzt mehr und mehr auf E-Rechnungen umzustellen. Ich denke, dass durch die immer häufigere und breitere Nutzung die Probleme bei der Umsetzung nach und nach immer kleiner werden und letztlich ganz verschwinden.

8. Übergangsfristen  für die E-Rechnung

Die E-Rechnungs-Pflicht erfolgt in mehreren Schritten und beginnt am 01.01.2025. Es gelten die folgenden Fristen:

• 01.01.2025 – 31.12.2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen schreiben, müssen allerdings bereits in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und anschließend zu archivieren.
• 01.01.2027 – 31.12.2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800.000 € dürfen Papierrechnungen oder digitale Rechnungen ohne strukturierte Daten versenden; Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 € müssen zwingend E-Rechnungen erstellen. Die Pflicht zur Möglichkeit des Empfangs, der Verarbeitung und Archivierung bleibt logischerweise für alle Unternehmen bestehen.
• Ab 01.01.2028 müssen alle Rechnungen im B2B-Bereich als E-Rechnung geschrieben werden.

 

9. Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

In einigen Fällen gibt es eine Befreiung von der E-Rechnungspflicht:

• Rechnungen an Privatkunden dürfen weiterhin als Papierrechnung oder im PDF-Format erzeugt und versendet werden
• Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag bis 250€ gelten als Kleinbetragsrechnungen; auch für diese muss keine E-Rechnung erstellt werden
• Kleinunternehmer, die keine Rechnungen im B2B-Bereich erstellen sind ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen

Mit diesen Ausnahmen werden schon einmal einige Selbstständige Entlastung erfahren; dennoch ist es auch für diese ratsam, das Thema im Auge zu behalten.

10. Fazit

Die E-Rechnung kommt und wird zumindest im B2B-Bereich ein unverzichtbarer Bestandteil des Geschäftsalltags werden. Wenn du dich bisher noch nicht mit dem Thema beschäftigt hast, durch diesen Artikel aber festgestellt hast, dass das Thema für dich doch relevant ist (bitte vergiss nicht, dass auch Lieferantenrechnungen zum B2B-Bereich zählen), solltest du zeitnah prüfen, ob dein Buchhaltungsprogramm bereits in der Lage ist, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Ich denke, wenn man sich einmal damit beschäftigt hat und weiß, wie es in der eigenen Software funktioniert, klappt es auch reibungslos. Ich bin jedoch auch heilfroh, dass nur B2B-Rechnungen betroffen sind und nicht der B2C-Bereich. Eine Einführung in diesem Bereich wäre wohl deutlich chaotischer mit den aktuellen Mitteln.