Geschäfts-E-Mails: Das gehört rein, wenn du im Handelsregister eingetragen bist

Wir alle schreiben E-Mails und sie sind auch aus unserem Business nicht mehr wegzudenken. Sie helfen uns, Kontakt zu Kunden und Interessenten zu halten; Unterlagen für Kurse und Angebote unkompliziert zu versenden und zu erhalten und auch mit Kooperationspartnern, Shops, Ämtern, Vereinen und Behörden können wir am schnellsten und einfachsten per E-Mail kommunizieren.

Laut Statistiken nutzen 85% der Deutschen das Internet für das Empfangen und Versenden von E-Mails und besonders im geschäftlichen Bereich ist die E-Mail immer noch das Kommunikationsmittel der Wahl (66,3%) und liegt damit deutlich vor den Sozialen Netzwerken (18,2%).

Doch was gehört neben dem offensichtlichen, also dem Text, eigentlich noch in eine Geschäfts-E-Mail rein?

Vorgaben für im Handelsregister eingetragene Selbstständige

Es gibt gesetzliche Regelungen darüber, welche Angabe in einer Geschäfts-E-Mail enthalten sein müssen, wenn du ein Gewerbe hast.
Ich muss zugeben, ich war da bisher auch nicht so hinterher, habe mich aber in den letzten Tagen mal etwas intensiver mit dem Thema befasst. Welche Informationen ich zusammen getragen habe, kannst du hier in komprimierter Form nachlesen.

Wer benötigt ein E-Mail-Impressum?

Grundsätzlich verpflichtet zu einem E-Mail-Impressum ist jeder Gewerbetreibender, der im Handelsregister eingetragen ist. Aber auch für nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende gibt es ein paar gute Gründe für ein E-Mail-Impressum (erläutere ich später noch), daher empfehle ich ein E-Mail-Impressum für folgende Bereiche:

• Selbstständige wie z.B. Hundetrainer, Dogwalker, Reitställe etc.
• eingetragene Kaufleute (verpflichtend)
• Handelsgesellschaften, wie z.B. GmbH, oGH, KG und UG (verpflichtend)
• Aktiengesellschaften (verpflichtend)
• Freiberufler

Für all diese Personengruppen gilt, dass eine Geschäfts-E-Mail eine Art Geschäftsbrief ist und daher mit Angaben zum Versender versehen sein muss bzw. sollte. Als “Geschäftsbrief” wird hierbei alles angesehen, was sich inhaltlich mit dem Geschäft befasst, also z.B.

• Rechnungen
• Angebote und Preislisten
• Bestell- und Auftragsbestätigungen
• Quittungen

Versendet ihr also ein Angebot an einen Kunden, sendet ihr ihm eure Preisliste, eine Bestätigung, Rechnung oder Quittung, so handelt es sich in all diesen Fällen um Geschäftsbriefe, die bestimmten gesetzlichen Regelungen unterliegen.

Angaben im E-Mail-Impressum

Welche Angaben nun im E-Mail-Impressum zu stehen haben, ist abhängig von der gewählten Geschäftsform und hier vor allem davon, ob die Gesellschaftsform im Handelsregister eingetragen ist oder nicht.

Für nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende gibt es derzeit zwar keine bestehende rechtliche Regelung, verpflichtend ein Impressum in den E-Mails anzugeben, jedoch bietet sich auch hier eine Kurzfassung an, damit das Gegenüber jederzeit weiß, mit wem er oder sie es zu tun hat. Auch vermeidest du dadurch eine eventuelle Verwechslung mit anderen Anbietern. Ich habe gerade meine Signaturen so bearbeitet, dass ich neben meinen persönlichen Daten auch noch Angaben zu Kontaktmöglichkeiten (Telefon, die Angabe einer E-Mail-Adresse in einer Signatur halte ich für überflüssig) oder Social-Media-Kanäle aufgeführt habe. Aber wie gesagt, eine klare gesetzliche Regelung gibt es hier nicht, es gibt lediglich Empfehlungen.

Folgende Daten solltest du aber immer in geschäftlichen E-Mails angeben:

• Vorname, Name
• Firmenname
• Konaktmöglichkeiten (Telefon, Fax, falls vorhanden)

Für im Handelsregister eingetragene Einzelkaufleute ((e.K. oder auch e. Kfm./Kfr), offene Handelsgesellschaften (OHG) und Kommanditgesellschaften (KG) sollte das Impressum enthalten:

• Firmenname und Rechtsform (z.B. Hundeshop Fellnase OHG)
• Ort der Niederlassung bzw. Geschäftsadresse
• Registergericht und Nummer, unter der das Unternehmen eingetragen ist

Für GmbH und UG gelten diese Angaben als verpflichtend:

• Firmenname (muss mit dem im Handelsregister eingetragenen Namen übereinstimmen) und Rechtsform
• Geschäftsanschrift (ladungsfähige Adresse, kein Postfach)
• zuständiges Registergericht und die Nummer, unter der das Unternehmen dort eingetragen ist
• alle Geschäftsführer (mind. 1 mit ausgeschriebenen Vornamen, bei weiteren genügt der Nachname)

Und der Vollständigkeit halber noch die AG- und Genossenschafts-Pflichtangaben:

• vollständiger Firmenname (wie im Handelsregister angegeben) und Geschäftsform
• Gesellschaftssitz (ladungsfähige Adresse, muss mit dem Eintrag im Handelsregister übereinstimmen)
• Registergericht und Nummer, unter der das Unternehmen eingetragen ist
• alle Vorstandsmitglieder (mind. 1 mit ausgeschriebenem Vornamen, bei den weiteren genügt der Nachname) -> der Vorsitzende des Vorstandes muss gekennzeichnet werden
• der Vorsitzende des Aufsichtsrates (mit mind. 1 ausgeschriebenem Vor- und Nachnamen)

E-Mail-Pflichtangaben hinsichtlich der DSGVO

Unabhängig vom E-Mail-Impressum solltest du mindestens in deiner ersten Mail an einen (potenziellen) Kunden oder Geschäftspartner außerdem erklären, in welcher Form du die gesendeten Daten schützt und zwar auch dann, wenn die Kontaktaufnahme durch die Gegenseite erfolgt ist.

Hier genügt es nicht, einfach die Datenschutzerklärung deiner Webseite zu verlinken, du musst einen entsprechenden Passus direkt in der Mail integrieren. Dort trägst du ein, welche Daten du zu welchem Zweck (inkl. Rechtsgrundlage) verarbeitest und speicherst und welche Rechte dein Gegenüber hat (Auskunft, Löschung, Änderung etc.). Wie bei jedem Rechtstext bringt dir auch hier die anwaltliche Beratung/Erstellung eines solchen Textes die größte Rechtssicherheit.

Wie du das Ganze in deinen Mails darstellst

Angaben zum Datenschutz und ein E-Mail-Impressum kannst du bei den meisten Mailanbietern problemlos als Signatur einrichten. Oft ist es sogar möglich hier Links und kursive oder fettgedruckte Passagen einzurichten, damit es grafisch nicht ganz so langweilig aussieht. Von Bildern in der E-Mail-Signatur rate ich allerdings ab, diese werden von vielen Mail-Programmen nicht automatisch geladen und vergrößern auch unnötig das Datenvolumen der Signatur.

Alternativ kannst du die Angaben natürlich auch händisch unter die Mails schreiben, allerdings kostet das zum einen mehr Zeit und zum anderen birgt es die Gefahr, dass du was vergisst (z.B. den DSGVO-Hinweis).

Ich hoffe, du konntest aus diesem Artikel etwas für dich und dein Business mitnehmen, wenn du hierzu Fragen hast, hinterlass mir gern einfach ein Kommentar oder schreibe mir eine E-Mail.

Deine

Susann